Appendice: Finalità e criteri della video sorveglianza
La Politica di video sorveglianza comprende molte finalità e serve a soddisfare le esigenze seguenti:
- L'adozione del presente documento è spesso necessaria per completare e specificare la base legale e quindi aiutare a stabilire un motivo legittimo per la video sorveglianza (vedere l'articolo 5 del GDPR).
- La stesura di pratiche per iscritto e un'attenta considerazione di quali altre misure aggiuntive occorre adottare possono migliorare le procedure e assicurare una migliore conformità.
- L'adozione di una politica e la sua pubblicazione aiuteranno a rispettare l'obbligo, ai sensi del GDPR, di fornire al pubblico le informazioni necessarie a garantire un trattamento equo.
- La politica stabilisce una serie di regole in base a cui si può misurare la conformità (ad esempio, durante una verifica).
- Aumentando la trasparenza e intraprendendo sforzi in materia di conformità, le organizzazioni inducono un senso di fiducia nei loro dipendenti e in terze parti, aiutando a facilitare la consultazione con le parti interessate.
La Politica di video sorveglianza deve fornire quanto segue:
- Fornire una panoramica sul sistema di video sorveglianza e descriverne le finalità
- Descrivere come il sistema viene utilizzato, i dati personali vengono impiegati e quali misure di salvaguardia di protezione dei dati vengono adottate
- Confermare in modo esplicito la conformità al GDPR
- Definire eventuali misure necessarie richieste per l'implementazione
Le organizzazioni devono rendere pubbliche le loro Politiche di video sorveglianza sui loro siti Intranet e Internet. Se il presente documento contiene informazioni riservate, deve essere resa pubblica una versione non riservata.
Per servire come informativa adeguata sulla protezione dei dati, le seguenti informazioni devono essere integrate nella Politica di video sorveglianza in un formato e in una lingua intuitivi:
- Identità del titolare del trattamento (ad esempio, organizzazione, direzione generale, direzione e unità)
- Breve descrizione della copertura del sistema di video sorveglianza (ad esempio, punti di entrata e uscita, sale computer, sale di archivi)
- La base legale della video sorveglianza, ad esempio l'articolo 6 (1)(f) del GDPR
- I dati raccolti e la finalità della video sorveglianza (devono anche essere chiaramente specificate eventuali limitazioni sugli usi consentiti)
- Chi ha accesso al materiale di sorveglianza e a chi possono essere divulgate le registrazioni
- Come vengono protette e salvaguardate le informazioni
- Per quanto tempo i dati vengono conservati
- Come gli interessati possono verificare, modificare o eliminare le loro informazioni (inclusi i dettagli di contatto per ulteriori domande e informazioni su come ottenere il ricorso internamente)
Inoltre, la Politica di video sorveglianza deve fornire riferimenti a:
- I report sulla verifica dell'organizzazione
- I report sulla valutazione dell'impatto dell'organizzazione
Per un modello di esempio di una politica di video sorveglianza, vedere il modello di politica di video sorveglianza di Milestone.
Declinazione di responsabilità: La Politica di video sorveglianza di esempio deve essere controllata dal titolare del trattamento. La conformità al GDPR mediante questo esempio è la sua area di responsabilità.