Harddiske er mekaniske enheder og er sårbare over for eksterne faktorer. Det følgende er eksempler på eksterne faktorer, som kan beskadige harddiske og føre til beskadigede kameradatabaser:

Når du arbejder i Windows Jobliste, skal du passe på ikke at afslutte processer, der påvirker overvågningssystemet. Hvis du afslutter et program eller en systemtjeneste ved at klikke på Afslut proces i Windows Jobliste, får processen ikke mulighed for at gemme tilstand eller data, før den afsluttes. Dette kan føre til beskadigede kameradatabaser.

Windows Jobliste viser typisk en advarsel, hvis du forsøger at afslutte en proces. Medmindre du er helt sikker på, at det ikke vil påvirke overvågningssystemet at afslutte processen, skal du klikke på Nej, når du bliver spurgt, om du virkelig ønsker at afslutte processen.

Den mest almindelige årsag til korrupte databaser er, at optagelsesserveren bliver lukket ned pludseligt, uden at filer bliver gemt og uden at operativsystemet bliver lukket ned korrekt. Dette kan ske på grund af strømafbrydelser, fordi nogen ved et uheld har trukket serverens strømkabel ud eller lignende.

Den bedste måde at beskytte dine optagelsesservere mod at blive lukket ned pludseligt på er at udstyre hver af dine optagelsesservere med en UPS (Uninterruptible Power Supply).

UPS fungerer som en batteridrevet sekundær strømkilde, der leverer den nødvendige strøm til at gemme åbne filer og sikkert slukke dit system i tilfælde af strømafbrydelser. UPS-enheder kan være avancerede, men mange UPS-enheder omfatter software til automatisk lagring af åbne filer, advarsler til systemadministratorer osv.

Det er en individuel proces at vælge den korrekte type UPS til din organisations miljø. Når du vurderer dine behov, skal du dog huske på, hvor meget driftstid du har brug for, at UPS'en kan levere, hvis strømmen svigter. Det kan tage flere minutter at gemme åbne filer og lukke et operativsystem korrekt.