Bilaga: Policy för videoövervakning
Videoövervakningspolicyn har många syften och fyller följande behov:
Antagandet av detta dokument är ofta nödvändigt för att komplettera och specificera den rättsliga grunden och därmed bidra till att fastställa en laglig grund för videoövervakningen (se artikel 5 i GDPR).
Genom att sätta praxis i skrift och tänka igenom vilka ytterligare åtgärder som behöver vidtas kommer förfarandena sannolikt att förbättras och efterlevnaden förbättras.
Att anta en policy och göra den tillgänglig för allmänheten kommer att bidra till att uppfylla skyldigheten enligt GDPR att förse allmänheten med den information som behövs för att garantera en rättvis behandling.
Policyn fastställer en uppsättning regler mot vilka efterlevnad kan mätas (till exempel vid en revision).
Genom att öka öppenheten och visa på ansträngningar för att uppfylla kraven skapar organisationer förtroende för sina anställda och för tredje part, och bidrar till att underlätta samråd med berörda parter.
Videoövervakningspolicyn ska ge följande:
Ge en översikt över videoövervakningssystemet och beskriv dess syften
Beskriv hur systemet drivs, personuppgifter används och vilka skyddsåtgärder för dataskydd som vidtas
Bekräfta uttrycklig efterlevnad av GDPR
Redogör för eventuella åtgärder som krävs för genomförandet
Organisationer bör göra sina videoövervakningspolicyer allmänt tillgängliga på sitt intranät och sina webbplatser. Om detta dokument innehåller konfidentiell information bör en icke-konfidentiell version göras tillgänglig för allmänheten.
För att kunna fungera som ett adekvat dataskyddsmeddelande måste följande information integreras i din videoövervakningspolicy på ett användarvänligt språk och i ett användarvänligt format:
Den registeransvariges identitet (till exempel organisation, generaldirektorat, direktorat och enhet)
Kort beskrivning av videoövervakningssystemets täckning (till exempel in- och utpasseringspunkter, datorrum, arkivrum)
Den rättsliga grunden för videoövervakningen, till exempel artikel 6 (1)(f) i GDPR
De insamlade uppgifterna och syftet med videoövervakningen (eventuella begränsningar av tillåten användning bör också tydligt anges)
Vem som har tillgång till övervakningsmaterialet och till vem inspelningarna får lämnas ut
Hur informationen skyddas och skyddas
Hur länge data sparas
Hur registrerade kan verifiera, ändra eller radera sin information (inklusive kontaktuppgifter för vidare frågor och information om hur man får tillgång till rättslig prövning internt)
Dessutom bör videoövervakningspolicyn innehålla hänvisningar till:
Organisationens granskningsrapporter
Organisationens konsekvensbedömningsrapporter
En exempelmall för en videoövervakningspolicy finns i Milestone Mall för Videoövervakningspolicy.
Notera
Ansvarsfriskrivning: Exempelpolicyn för videoövervakning måste kontrolleras av den registeransvarige. GDPR-efterlevnad med detta exempel är hans ansvarsområde.